SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT*

*A könyvtár első Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ)2002-ben készült. A jogszabályi környezetben és a szervezeti felépítésben végbement változásokat mérlegelve kétszer vált szükségessé vált az SZMSZ átalakítása: 2011-ben és 2015-ben.

TARTALOM

Szervezeti és Működési Szabályzat

Küldetés

 Könyvtár feladatai

 Általános adatok

 Jogi szabályozások, az intézmény szervezeti felépítése és szakfelügyelete

 Általános szervezeti szabályok

 Könyvtár működési alapszabályok

 Ügyviteli/Feldolgozási rendelkezések

Mellékletek

 Fenntartói nyilatkozat ( melléklet 1)

 Gyűjtőköri szabályzat ( melléklet 2.)

 Könyvtárhasználati szabályzat (melléklet 3.)

 Adatlapok (melléklet 3.a.- melléklet 3d.)

KÜLDETÉS

A Váci Egyházmegyei Könyvtárat jelen formájában Peitler Antal József megyéspüspök alapította 1878-ban, a püspöki, a káptalani és szemináriumi könyvtár egyesítése nyomán. Peitler püspök a könyvtárat a keresztény kultúra művelése és megtartása érdekében hozta létre. Az alapító a könyvtár küldetését, a Trefort Ágoston közoktatási és vallásügyi miniszternek írt levelében - mai napig iránymutatóan- így határozta meg:

„ … Úgy véltük, hogy áldásos leend... Egyházi Múzsáknak is székvárosunkban egy díszes hajlékot állítani, és a tudásszomjnak eloltására itt helyben egy bővizű forrást, szökőkutat nyitni, hová majd úgy a helyi, valamint a vidéki papság vetélkedő hittel járhasson … ,s az örök élet irányaira kalauzoló tanokat és ismereteket otthon híveivel is közölhesse. Hivatva lesz a könyvtár a hittudományokon kívül a profán irodalom jelesebb termékeit is összegyűjteni, melyeket az egyesek megszerezni nem képesek. … a Váczegyházmegyei papság irodalmi munkálkodásainak gyümölcseit nyomtatásokban és kéziratokban összeszerezze, s az elődök emlékét az utódok előtt fentartsa.”

(Karcsú Antal Arzén: Vácz Város története.- Vác, 1880-1888. 95 p.)

Az Váci Egyházmegyei Könyvtár napjainkban is feladatának tekinti a keresztény kulturális értékek megőrzését, továbbadását, különös tekintettel az egyházmegye kulturális örökségeire. A törekvés összhangban áll az Egyházi Kulturális Javak Pápa Bizottságának könyvtárak missziójára vonatkozó ajánlásával:

„...A könyvek őrzése és ez által olvasásuk és terjesztésük lehetővé tétele, következésképpen az Egyház számára az evangelizáló küldetéséhez nagyon közel álló, mondhatnánk csaknem azzal azonos tevékenység. … Az egyházi tulajdonú könyvtárak, ahol megőrzik és hozzáférhetővé teszik minden korok emberi és keresztény kultúrájának emlékeit, a tudás kimeríthetetlen tárházát képezik, amelyből a teljes egyházi és ugyanazon világi közösség is a jelenben képes megismerni saját múltjának emlékét. … Az Egyház célul tűzi ki, hogy gyarapítsa és megfelelő módon érvényre juttassa a saját tulajdonában lévő könyvtárak nyilvános és közösségi jelentőségét. ..., hogy a történelmi, tudományos, filozófiai, vallásos és irodalmi örökség, amelyet a könyvtárak őriznek, széles körben rendelkezésére állhasson a tudományos kutatásnak és a kultúra elterjedésének. Ez az egyházi tudományok javára is szolgál, melyek így még inkább jelen lesznek a kutatás és a tudomány világában. ”

(Egyházi könyvtárak szerepe az Egyház missziójában.-Egyházi Kulturális Javak Pápai Bizottsága: Róma. 1994.)

A könyvtár, mint egyházmegyei könyvtár kiemelt céljának tekinti a Váci Egyházmegye főpásztorának, papjainak, híveinek és intézményeinek szolgálatát. Teszi ezt a könyvtárakra vonatkozó hatályos jogszabályok és egyházi ajánlások betartásával, gyűjteményének tervszerű, a Gyűjtőköri Szabályzatában leírt szempontok alapján történő szervezésével és a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglalt szolgáltatások és feladatok elvégzésével. Egyházi intézményünk célja, hogy nyilvános egyházi könyvtárként minden felhasználóját, de kiemelten a Váci Egyházmegye lelkipásztorait, növendékpapságát, intézményeinek munkatársait, a hazai és külföldi kutatókat, a felsőoktatásban tanuló hallgatókat, korszerű, minőségi szolgáltatásokkal segítse. Mint egyházmegyei intézmény őrzője és továbbadója az egyházmegye nyomtatott szellemi örökségének, könyvészeti hagyományainak. E célok megvalósítása érdekében építő, szakmai együttműködésre és közös munkára törekszik, az egyházmegye plébániáival, intézményeivel, egyházi és világi könyvtárakkal, és más kulturális és oktatási szervezetekkel.

KÖNYVTÁR FELADATA

1. Alapfeladatok: A könyvtár gyűjtőkörébe tartozó dokumentumok gyűjtése, feldolgozása és szolgáltatása. A könyvtár állományának védelme. Nyilvános könyvtárként, alapfeladatait törekszik a hatályos könyvtári jogszabályoknak és a szakmai minőségi elvárásoknak megfelelően végezni.

2. Gyűjteményszervezés tekintetében feladata a teológia, filozófia, etika, történelem és segédtudományai és az egyházművészet témakörébe tartozó művek gyűjtése. Teljesség igényével igyekszik a Vác és a Váci Egyházmegye történetével foglalkozó dokumentumokat ill., a váci egyházmegyés papság kiadványait beszerezni. (Részleten lsd.: Gyűjtőköri szabályzat – Mell.1.) Gyűjteményéből muzeális jelleggel megőrzi, az 1972 ben védetté nyilvánított könyveket, az állományba tartozó antikvákat, Régi Magyar Nyomtatványokat.

3. A Könyvtár mint a Váci Egyházmegye központi intézménye felügyeli az egyházmegye

plébániáinak, intézményeinek könyvtárait és azok állományát. Gondozza az egyházmegyei papság hagyatékainak könyvtári dokumentumait.

4. Feladata, hogy a könyvtár gyűjteményét és szolgáltatásait alkalmassá tegye tudományos kutatások számára és az informális ismeretek bővítésére egyaránt.

ÁLTALÁNOS ADATOK

5.

Könyvtár neve: VÁCI EGYHÁZMEGYEI KÖNYVTÁR

( lat. n.: BIBLIOTHECA DIOECESIS VACIENSIS)

( röv. n.: VEK )

Címe: 2600 VÁC, MIGAZZI KRISTÓF TÉR 2.

Levelezési cím: 2600 VÁC, Pf.: 167

Tel.: 00-36-27-814-140

e-mail cím: konyvtar@vaciegyhazmegye.hu

Székhely: 2600 VÁC, MIGAZZI KRISTÓF TÉR 2.

Fenntartó: VÁCI EGYHÁZMEGYE

Nyilvántartási szám: 0001/2012-024

Székhely: 2600 VÁC, MIGAZZI KRISTÓF TÉR 1.

Levelezési cím: 2600 Vác, Pf.: 167

Tel: 00-36-27-814-116

e-mail: iroda@vaciegyhazmegye.hu

Jogi személy képviselője: Dr. Beer Miklós

JOGI SZABÁLYOZÁSOK, AZ INTÉZMÉNY SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ÉS  SZAKFELÜGYELETE:

6. A könyvtár nem önálló jogi személy, az intézményben a munkáltatói jogokat a fenntartó egyházmegye jogi képviselője, a mindenkori püspök gyakorolja. A törvények értelmében a könyvtár szakmailag önálló intézmény.Jogi besorolása: nyilvános könyvtár.

7. A Könyvtárra vonatkozó fontosabb polgári jogszabályok és egyházi megnyilatkozások a következők:

a.) Egyházi Kulturális Javak Pápai Bizottsága körlevele, Prot. N. 179/91/35

b.) A 1997. évi CXL. törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről

c.) A 120/2014 kormány rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről.

d.) A 6/2001. (I. 17.) sz. kormányrendelet a könyvtárhasználókat megillető egyes kedvezményekről;

e.) Az 1/2000. (I. 14.) sz. NKÖM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról.

f.) A 14/2001.(VII.5.) NKÖM rendelet a könyvtári szakfelügyeletről.

8. A könyvtár élén könyvtárvezető áll. A könyvtárvezető kinevezése és a könyvtári alkalmazottak felvétele, a megyéspüspök hatáskörébe tartozik. Közvetlen felügyeletet a fenntartó által kinevezett gyűjteményi prefektus látja el. Az intézményben további szervezeti tagolódásra nincsen szükség.

9. A Váci Egyházmegyei Könyvtár szakfelügyeletét a Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) Közgyűjteményi Főosztály Könyvtári és Levéltári Osztálya látja el.

ÁLTALÁNOS SZERVEZETI SZABÁLYOK

10. Fenntartó feladata:

– A fenntartó gondoskodik a könyvtár folyamatos és rendeltetésszerű működéséhez feltételek biztosításáról.

– A hatályos jogszabályok figyelembevételével gyakorolja a munkáltatói jogokat.

– Lehetőség szerint támogatja a könyvtári dolgozók szakmai továbbképzését.

– A fenntartó, illetve. az általa megbízott személy – ellátja a könyvtár belső szakmai felügyeletét.

11. Gazdasági rendelkezések:

– Mivel a könyvtár nem önálló jogi személy, gazdasági ügyviteli munkáját a Váci Egyházmegye Gazdasági Hivatala végzi.

– A könyvtár finanszírozásának forrásai az 1997. évi CXL. sz. törvény a kulturális javakról, a muzeális intézményekről a nyilvános könyvtári ellátásról és közművelődésről szóló törvény szerint: – fenntartói támogatás, – állami támogatás -pályázatok. Saját bevételi forrást képezhetnek a könyvtár térítéses szolgáltatásai, a könyvtár számára és a magánszemélyektől szervezetektől kapott adományok, támogatások.

– Gazdasági ügyvitelben irányadók az egyházmegye hatályos gazdasági szabályzatai.

12. Vezető feladata és jogköre:

– Kinevezésekről, munkaviszony létesítéséről, illetve. megszüntetéséről a megyéspüspök feladata dönteni, ennek adminisztratív lebonyolítását a Váci Egyházmegye Gazdasági Hivatala végzi, részletes szabályozása a Gazdasági Hivatal jogkörébe tartozik.

– Könyvtár működéséért és gazdálkodásáért felelős személy a fenntartó által kinevezett

könyvtárvezető, aki egyben az intézmény képviselője.

Feladatai:

– Irányítja az intézmény szakmai munkáját, elkészíti munkatervét és gondoskodik annak végrehajtásáról.

– Feladata a könyvtár pályázatainak, terveinek és beszámolóinak elkészítése és ügyintézése.

– Biztosítja a könyvtár költségvetési és egyéb pénzeszközeinek, valamint vagyontárgyainak a hatályos jogszabályokkal összhangban álló, a fenntartó által jóváhagyott költségvetésnek megfelelő, célszerű felhasználását.

– Figyelemmel kíséri a könyvtár tevékenységével kapcsolatos jogszabályokat és egyházi megnyilatkozásokat és gondoskodik arról, hogy azok tartalmát az érintettek megismerhessék.

– Felügyeli a könyvtár alkalmazottainak szakmai tevékenységét, irányítja és részt vesz a könyvtár feldolgozási munkáiban.

- Figyelemmel kíséri az könyvtárosok képzettségét, szükség esetén javaslatot tesz továbbképzésekre vonatkozóan.

– Személyzeti ügyeket érintő kérdésekben javaslatokat tehet a fenntartónak ill. megbízott prefektusnak.

– Gondoskodik az intézmény szakmai- és tudományos kapcsolatainak ápolásáról.

– A könyvtárvezetőt, szükség esetén a könyvtári prefektus, ill. az általa megbízott személy helyettesítheti.

– Köteles a könyvtár szervezeti és működési szabályzatát betartani, ill. betartatni.

13. Könyvtári alkalmazottak kötelezettségei, feladatai:

A könyvtár munkatársai kötelesek:

– Az előírt helyen és időben munkára képes állapotban megjelenni, munkaidejük alatt a munkáltató rendelkezésére állni.

– Munkájukat az elvárható szakértelemmel és gondossággal végezni.

– Munkatársakkal együttműködni.

– Munkájuk során tudomásukra jutott intézményi, üzleti titkokat, információkat megőrizni.

Feladatuk:

– Könyvtár állományának rendezése, feldolgozása, szolgáltatása

– A könyvtár értékvédelme, különös tekintettel a dokumentumok megőrzésére és a könyvtár értékeinek megóvására.

– Tájékoztatási-, kölcsönzési és reprográfiai szolgáltatások ellátása.

– Gondoskodni szakmai tudásuk fejlesztéséről

– A feladatokról részletesen a munkaszerződések és a hozzájuk tartozó munkaköri leírások rendelkeznek.

– A nem szabályozott kérdésekben a Munka Törvénykönyvének rendelkezései az iránymutatók.

14. Iratkezelés szabályai:

– Iktatás igénylő ügyiratok köre: minden a könyvtár ügyvitelével kapcsolatos dokumentum, kivéve:

nyomtatványok, üdvözlő kártyák, könyvelésre került számlák, kölcsönzési-, olvasói-, nyilvántartási lapok, reklám anyagok.

– Iktatás adminisztrációja: /iktatókönyv, iktatószám/

KÖNYVTÁR MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK

A könyvtár szervezeti és működési szabályzatában meghatározott feladatait (1-4 pont) az alábbiakszerint látja el:

15. Az állománygyarapítás, a gyűjtőköri szempontok szem előtt tartásával történhet:

– Magánszemélyektől, könyv eladással foglalkozó üzletektől vétel útján.

– Intézmények vagy magánszemélyek ajándékából vagy hagyatékból.

– Csere

– Saját előállítás

– Kötelespéldány

16. A könyvtár bármely forrásból származó könyvtári dokumentumot köteles állományba venni. A leltárilag nyilvántartott dokumentumokat a könyvtár tulajdonbélyegzőjével látja el és azokért anyagi felelősséggel tartozik.

17. A könyvtár gyűjteményét a SZMSZ – Gyűjtőköri szabályzatának (melléklet.3.) iránymutatása alapján szervezi.

18. A könyvtár az állományába vett dokumentumokat megőrzi, a védetté nyilvánított

dokumentumok nyilvántartását és megfelelő kezelését biztosítja, gondoskodik a dokumentumok szükséges állományvédelméről.

19. A könyvtár állományában selejtezést csak a megyéspüspök vagy a könyvtári prefektus

engedélyével lehet végrehajtani.

20. A könyvtár állományát feldolgozza és hagyományos, ill. számítógépes katalógusokon feltárja.

21. A könyvtár nyilvános könyvtár.

Könyvtári alapszolgáltatások:

– kölcsönzés, az állomány kijelölt részeiből

– helyben olvasás

– tájékoztatás saját és külső forrásokból

Kiegészítő feladatok

– könyvtárközi kölcsönzés

– másolat készítés

22. A könyvtár használatára, szolgáltatásaira vonatkozó részletes rendelkezéseket, a Könyvtár Használati Szabályzat (Melléklet.3.) tartalmazza.

ÜGYVITELI / FELDOLGOZÁSI RENDELKEZÉSEK

23. A könyvtár dokumentumainak jellege:

– könyv

– periodika

– kézirat

– kis- és aprónyomtatvány

– térkép

– audiovizuális és e-dokumentumok (CD-DVD…)

24. Katalógus rendszer:

– Cédula katalógus: szerzői betűrendes és raktári

– Számítógépes adatbázis (2016. január 1-től, elsődlegesen a Huntéka könyvtári rendszer katalógusát bővíti a könyvtár. A hagyományos cédulakatalógus archiválás céljával megőrzendő, időszakosan kiegészítendő.)

25. Raktározási helyek/ -nyilvántartások: leltár/ -állományvédelem:

– Könyvállomány nagysága hozzávetőlegesen 150. 000 kötet.

– A könyvtári dokumentumok tárolására 9 terem áll rendelkezésre.

– Leltárjegyzékek: cédula leltárjegyzék, leltárkönyvek, HUNTÉKA- Katalógus rendszer

– A könyvtárba érkező egyházmegyés papság könyvhagyatékáról külön nyilvántartást vezet.

– Állományvédelemmel kapcsolatos teendők: – folyamatos restaurálás, – sérült könyvek köttetése,

– A könyvek tárolásához szükséges megfelelő klimatikus viszonyok biztosítása, – tűzvédelmi rendelkezések betartása, – vagyonvédelem biztosítása;

26. Közművelődés/ Partnerség:

– A könyvtár az olvasók igényeinek hatékony kiszolgálása érdekében együttműködik más könyvtárakkal, közművelődési- és kutatóintézményekkel. Kapcsolatot tart az Országos Katolikus

Gyűjteményi Központtal (OKGYK), tagja az Egyházi Könyvtárak Egyesülésének (EKE). Munkatársai részt vesznek szakmai fórumokon.

– A könyvtár állományának, tevékenységének megismertetését népszerűsítő, tájékoztató kiadványokkal, előadásokkal, konferenciákkal, kiállításokkal segíti elő.

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

A Váci Egyházmegyei Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzata a csatolt mellékletekkel együtt érvényes. A Szervezeti és Működési Szabályzat 2015. november 2-án lép hatályba.

Mellékletek:

1. Fenntartói Nyilatkozat

2. Gyűjtőköri Szabályzat

3. Könyvtár Használati Szabályzat

3.a. Beiratkozási űrlap

3.b. Kölcsönzési űrlap

3.c. Kutatási kérvény

3.d. Adatlap digitális másolat készítéséhez

Vác, 2015. november 19.

Készítette:

Varga-Kohári Mária

könyvtárvezető

Jóváhagyók:

Dr. Varga Lajos Dr. Beer Miklós

segédpüspök könyvtári prefektus megyéspüspök